Header widget area left
Header widget area right
Viewing posts categorised under: Le temps

Systématiser la routine et gagner en efficacité

admin
1 comments
L'organisation et les systèmes, La gestion et les finances, Le management et l'équipe, Le temps

Nous savons tous que la plupart de nos actions quotidiennes notamment au sein de l’entreprise relèvent pour une bonne part d’une forme de routine (80% pour 20% d’imprévu et d’exceptionnel). Alors pourquoi nous priver de les formaliser pour les systématiser, les automatiser et nous éviter ainsi de remettre sans cesse de façon inutile et peu efficace l’ouvrage sur le métier. Par exemple, pour un restaurateur pourquoi se lever si tôt pour répéter tous les jours au cuisinier auprès de quels fournisseurs s’approvisionner alors qu’il est si simple de dresser une liste de ses fournisseurs avec leurs conditions d’achat, pourquoi devoir tous les matins expliquer au personnel comment dresser les vitrines ou accueillir les clients alors qu’on pourrait l’écrire et l’afficher; pour un manager quel dommage de devoir sans cesse refaire le travail d’explication de la nature d’un poste et de ses missions à un nouveau collaborateur prenant la succession d’un autre alors qu’il suffirait d’avoir formalisé une description du poste avec ses principales caractéristiques pour ne pas avoir à le faire; pour un gestionnaire pourquoi refaire chaque mois son rapport mensuel en allant à la « pêche » aux informations alors qu’il lui suffirait sans doute d’automatiser son système d’information et la collecte de ces informations à travers un système organisé , communicant et  unique. Ce sont quelques exemples qui illustrent l’intérêt pour notamment chaque dirigeant de porter son attention sur toutes les améliorations qui pourrait lui permettre de gagner du temps et de se consacrer à l’important tout en facilitant le travail de ses collaborateurs. En réalité tous les domaines de l’entreprise sont concernés par la systématisation, à commencer par le partage de la vision que porte le dirigeant pour son entreprise . Qui n’a pas constaté l’importance de clarifier puis de formaliser cette vision pour pouvoir la partager avec ses collaborateurs et les entraîner en leur traçant la voie et donner du sens à leur engagement. Il en va de même pour les éléments de culture de l’entreprise et notamment ses valeurs, mais aussi pour tous ses processus de production, de distribution , de gestion de la relation client, de gestion des ressources humaines (par exemple le processus de recrutement) et financières. A tous les niveaux systématiser va permettre de dégager du temps pour se consacrer à des tâches plus importantes et prioritaires, à mieux déléguer, à mieux manager ses équipes, à mieux communiquer avec les autres , à mieux former, à mieux vendre et satisfaire les clients. Bref cette volonté de faire mieux avec moins d’efforts est le passage obligé pour qu’une entreprise puisse continuer à se développer dans l’harmonie et le maintien d’une bonne rentabilité. La systématisation devient alors un véritable effet de levier pour l’entreprise. Si vous ressentez le besoin de mieux vous organiser et de mettre en place les éléments au sein de votre entreprise pour la systématiser, appelez-nous pour un rendez-vous d’information et de découverte de nos méthodes et outils.

Read more

Les voleurs de temps

admin
0 comments
Le temps

Vous avez peut-être la chance de réaliser chaque semaine ce que vous aviez prévu de faire. Vous me direz que ce n’est pas de la chance et vous aurez probablement raison car les voleurs de temps sont partout et il n’est pas évident de les chasser. Malheureusement la plupart des chefs d’entreprise ne sont pas dans ce cas et rencontrent les plus grandes difficultés pour tenir leur agenda et leurs objectifs. Alors que faire ? Avant toute chose il faut identifier ces chasseurs de temps qui sont partout : des appels intempestifs au téléphone, des messages apparaissant sur votre écran, des sollicitations inopinées de vos collaborateurs, de vos amis, de vos parents , des obligations plus ou moins justifiées et/ou réelles etc…. S’ils ne sont pas identifiés, ces voleurs s’incrustent sournoisement et vous empêchent inconsciemment d’avancer comme vous le souhaiteriez ou le pourriez. Vous ne pouvez pas en en effet changer ce que vous ignorez ou n’avez pas mesuré. Ensuite vous devez développer des stratégies pour chasser ou trouver un arrangement avec ces voleurs de façon à vous permettre d’atteindre vos objectifs de la semaine :  

  • prenez une feuille de papier et inscrivez sur sa partie gauche   la liste des voleurs de temps les plus importants dans votre vie (professionnelle et sans doute personnelle)
  • observez cette liste et imaginez votre vie sans eux
  • ensuite sur le côté droit de la feuille écrivez les stratégies possibles pour éliminer, affaiblir ces voleurs ou vous arranger avantageusement avec eux.
  • enfin engagez-vous à changer et mettre en place ces axes d’amélioration. Cet engagement est la clé pour reprendre le contrôle de votre temps.
  Bien entendu, il y a des façons plus radicales de reprendre le contrôle de votre temps, notamment en notant très précisément le temps que vous passez à chaque chose sur une période de une à deux semaines (et vous aurez des surprises) pour éliminer et/ou déléguer les tâches que vous ne devriez pas faire. C’est ce que nous mettons en place avec succès avec nos clients. Commencez par chasser ces voleurs et la gestion de vos priorités s’en trouvera nécessairement facilitée.

Read more