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Viewing posts categorised under: La gestion et les finances

Systématiser la routine et gagner en efficacité

admin
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L'organisation et les systèmes, La gestion et les finances, Le management et l'équipe, Le temps

Nous savons tous que la plupart de nos actions quotidiennes notamment au sein de l’entreprise relèvent pour une bonne part d’une forme de routine (80% pour 20% d’imprévu et d’exceptionnel). Alors pourquoi nous priver de les formaliser pour les systématiser, les automatiser et nous éviter ainsi de remettre sans cesse de façon inutile et peu efficace l’ouvrage sur le métier. Par exemple, pour un restaurateur pourquoi se lever si tôt pour répéter tous les jours au cuisinier auprès de quels fournisseurs s’approvisionner alors qu’il est si simple de dresser une liste de ses fournisseurs avec leurs conditions d’achat, pourquoi devoir tous les matins expliquer au personnel comment dresser les vitrines ou accueillir les clients alors qu’on pourrait l’écrire et l’afficher; pour un manager quel dommage de devoir sans cesse refaire le travail d’explication de la nature d’un poste et de ses missions à un nouveau collaborateur prenant la succession d’un autre alors qu’il suffirait d’avoir formalisé une description du poste avec ses principales caractéristiques pour ne pas avoir à le faire; pour un gestionnaire pourquoi refaire chaque mois son rapport mensuel en allant à la « pêche » aux informations alors qu’il lui suffirait sans doute d’automatiser son système d’information et la collecte de ces informations à travers un système organisé , communicant et  unique. Ce sont quelques exemples qui illustrent l’intérêt pour notamment chaque dirigeant de porter son attention sur toutes les améliorations qui pourrait lui permettre de gagner du temps et de se consacrer à l’important tout en facilitant le travail de ses collaborateurs. En réalité tous les domaines de l’entreprise sont concernés par la systématisation, à commencer par le partage de la vision que porte le dirigeant pour son entreprise . Qui n’a pas constaté l’importance de clarifier puis de formaliser cette vision pour pouvoir la partager avec ses collaborateurs et les entraîner en leur traçant la voie et donner du sens à leur engagement. Il en va de même pour les éléments de culture de l’entreprise et notamment ses valeurs, mais aussi pour tous ses processus de production, de distribution , de gestion de la relation client, de gestion des ressources humaines (par exemple le processus de recrutement) et financières. A tous les niveaux systématiser va permettre de dégager du temps pour se consacrer à des tâches plus importantes et prioritaires, à mieux déléguer, à mieux manager ses équipes, à mieux communiquer avec les autres , à mieux former, à mieux vendre et satisfaire les clients. Bref cette volonté de faire mieux avec moins d’efforts est le passage obligé pour qu’une entreprise puisse continuer à se développer dans l’harmonie et le maintien d’une bonne rentabilité. La systématisation devient alors un véritable effet de levier pour l’entreprise. Si vous ressentez le besoin de mieux vous organiser et de mettre en place les éléments au sein de votre entreprise pour la systématiser, appelez-nous pour un rendez-vous d’information et de découverte de nos méthodes et outils.

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Pourquoi et comment construire un plan de trésorerie ?

admin
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La gestion et les finances

Trop peu de dirigeants de petites et moyennes entreprises prennent le temps d’anticiper leur situation de trésorerie et se contentent de suivre leur position de trésorerie au jour le jour voire à un mois. C’est un constat que je vérifie quasiment systématiquement auprès de mes nouveaux clients et c’est bien regrettable car que se passe t-il lorsque c’est le cas :

  • Pas de prise en compte anticipée des effets des résultats en cours ou à venir sur la situation de trésorerie, notamment des effets d’une saisonnalité possible et donc de pointes de trésorerie négatives ou positives
  • Pas d’anticipation des besoins de trésorerie supplémentaire ou des possibilités d’investissement ou d’optimisation des ressources disponibles
  • Pas d’anticipation du coup des actions à prendre en termes de réduction de coûts, de recherche de pistes de ressources additionnelles tant au sein de l’entreprise que des partenaires de l’entreprise mais aussi d’accélération des investissements en cas de bons résultats.
  • Pas de mobilisation des équipes sur un plan d’action clair et formalisé pour tenir compte de la situation à venir et pour le cas échéant modifier les objectifs initiaux
  • Risque de dégradation des relations avec son banquier qui n’apprécie pas en général d’être mis devant le fait accompli lorsqu’on le sollicite pour  une facilité ou un prêt
  • Risques de dégradation des relations avec les fournisseurs et de sa cotation auprès des établissement d’assurances crédit, voire de la banque de France en cas d’incidents de paiement
  • Augmentation du stress pour le dirigeant et ses équipes
Cette liste des inconvénients n’est pas exhaustive mais elle est suffisante pour comprendre qu’une bonne gestion de son entreprise passe par l’anticipation pour en permanence être en mesure de prendre des décisions efficaces puis mettre en place les plans d’action appropriés.

Alors pourquoi ce plan de trésorerie n’est-il pas plus souvent réalisé ?

Parce qu’il nécessite l’établissement d’un budget prévisionnel d’exploitation mensualisé  ce qui reste aujourd’hui  un exercice peu pratiqué par les dirigeants de petites et moyennes entreprises qui n’en voient pas toujours l’intérêt et le considèrent (à tort) comme un exercice difficile et complexe à réaliser. Non seulement il faut disposer d’un budget initial prévisionnel  mensualisé mais il faut aussi chaque mois suivre ses résultats de façon à mesurer les écarts par rapport à la prévision initiale et réajuster si nécessaire ses prévisions à venir. Il faut aussi avoir mis  en place des indicateurs pour  notamment mesurer le délai de recouvrement de ses créances client et de paiement de ses fournisseurs. Le dirigeant doit donc décider de consacrer un peu de temps et quelques moyens à la mise en place d’un « contrôle de gestion » au sein de son entreprise . Pour cela il devrait pouvoir  compter à la fois sur son coach d’affaires et son expert-comptable. Vous souhaitez construire votre plan de trésorerie, contactez-nous pour un rendez-vous d’information et de clarification de la démarche à suivre.

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